Règlement intérieur

Préambule  : 
L’UTL de Brest est une association dont les membres participent à des activités culturelles organisées bénévolement. La cotisation versée permet de devenir membre de l’UTL pour une année universitaire (de début septembre à fin juin), mais elle n’accorde aucun droit particulier. Elle offre simplement des facilités pour assister et participer aux activités organisées, dans la limite des places disponibles et dans un climat convivial respectueux de chacun.

Article 1.

En application de l’article 9 des statuts, le présent règlement intérieur, élaboré par le Conseil d’Administration, a été approuvé la première fois par l’Assemblée Générale Ordinaire le 1er mars 2001.

Article 2 Le conseil d’administration se réunit en présentiel ou en visio conférence ; il prend ses décisions à la majorité des membres présents ou représentés par procuration écrite à raison d’une procuration au maximum par membre présent.

Article 3

Les candidatures au Conseil d’Administration doivent parvenir par courrier au Président au plus tard 15 jours avant la date de l’Assemblée Générale. La procédure d’admission est décrite à l’article 19 ci-dessous.

Article 4


Après l’assemblée générale ayant renouvelé ou désigné les membres du conseil d’administration, celui-ci se réunit pour élire le bureau ; il est convoqué par le président en exercice ou à défaut par l’un des vice-présidents ou subsidiairement le secrétaire. Les membres du Conseil d’Administration exercent leurs fonctions gratuitement ; les frais qu’ils engagent pour les besoins de l’Association leur sont remboursés.
Un membre du Conseil d’Administration qui ne participerait pas, sans justification, aux réunions du conseil pendant une durée de 6 mois, pourra être déclaré démissionnaire par délibération du conseil adoptée à la majorité simple.

Article 5


Le procès-verbal des réunions du Conseil d’Administration, établi par le Secrétaire, signé par lui-même et le Président, est consigné dans le registre prévu à cet effet.

Article 6

Le Conseil d’Administration statue sur la création, la composition, le fonctionnement et le champ d’application de commissions, permanentes ou non, propres à favoriser l’action de l’Association en conformité avec ses buts.

Article 7


Ces Commissions animées par un responsable définissent leurs objectifs, établissent leur calendrier et évaluent le coût des opérations projetées qu’elles soumettent au Conseil d’Administration.
Article 8


L’accès aux conférences est réservé aux adhérents de l’UTL de Brest, dans la limite des places disponibles. Le remplissage de la salle des conférences s’effectue dans l’ordre d’arrivée des adhérents. Lorsque le taux de remplissage approche les 90% toutes les places encore libres sont attribuées prioritairement aux membres du Conseil d’Administration en charge de l’organisation de la conférence et ensuite aux derniers arrivants. Aucune réservation de place à titre privé d’un adhérent pour d’autres ne sera prise en considération.

Article 9

Conformément au règlement intérieur de l’UTL de Bretagne article 5, la carte d’adhérent de l’UTL de Brest permet de participer ponctuellement aux activités des autres UTL locales : conférences, cours, ateliers, voyages...Cette participation se fait sur autorisation du président de l’UTL concernée, sous condition de places disponibles et moyennant une contribution financière fixée par l’UTL d’accueil.

Article 10


Réciproquement, la carte d’adhérent des autres UTL locales, permet, de participer ponctuellement aux activités de l’UTL de Brest : conférences, cours, ateliers, voyages... Cette participation se fait sur autorisation du président de l’UTL de Brest, sous condition de places disponibles et moyennant une contribution financière fixée par l’UTL de Brest.

Article 11

Le Président peut délivrer une autorisation écrite pour permettre à quelques (5 au maximum) visiteurs, non adhérents de l’UTL de Brest, d’assister à une conférence, dans la limite des places disponibles. Cette disposition concerne essentiellement, les journalistes, les invités du conférencier, ou le conférencier de la semaine suivante.

Article 12
Les responsables d’ateliers sont désignés par le C.A. parmi ses membres pour l’année universitaire. Ils sont l’interface entre le C.A. et l’atelier (adhérents et intervenants). Ils font connaître et respecter les décisions du C.A, ils informent régulièrement le Bureau du fonctionnement de l’atelier et plus précisément de tout problème pouvant se présenter. Ils ne prennent, en aucun cas, de décision sans en référer au Bureau. Chaque responsable d’atelier pourra recevoir exceptionnellement des adhérents dans la première séance de son atelier dans le but de le faire connaître, la cotisation de l’atelier devant être réglée ensuite si l’adhérent désire poursuivre l’activité.

Article 13


La carte d’adhérent est fournie habituellement par l’UTL de Bretagne selon un modèle commun à toutes les UTL locales. La carte est mise à jour chaque année par l’apposition d’un sticker de couleur. La présentation de la carte aux membres du Conseil d’Administration lors des contrôles d’accès est obligatoire pour tous les adhérents. Si la carte d’adhérent ne comporte pas de photo du titulaire, la présentation d’une pièce d’identité pourra être demandée.

Article 14


Les cartes d’adhérents offrent la possibilité de tarifs réduits pour certains cinémas ou lieux d’exposition. La carte d’identité peut être demandée et présentée en complément pour la photo.

Article 15


Comme indiqué à l’article 4 des statuts, la radiation d’un adhérent peut être prononcée par le Conseil d’administration notamment pour :
• le non-respect des statuts ou du règlement intérieur de l’association.
• toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de l’association ou à sa réputation,Retour ligne automatique
• tout comportement excessif et/ou non respectueux envers les autres membres, les membres du Conseil d’Administration ou les prestataires de services employés par l’association, tant en France lors des activités, qu’en voyage à l’étranger.
• Le non-respect des consignes données par les membres du Conseil d’Administration. La radiation est prononcée par le Conseil d’Administration à la majorité des 2/3 des membres présents. Avant toute radiation, l’adhérent concerné est préalablement appelé, par lettre recommandée, à fournir des explications. Il pourra être convoqué par le Conseil d’administration si nécessaire.
La radiation peut être à effet immédiat ou reportée à l’ouverture de la saison suivante. Une personne radiée ne pourra se réinscrire à l’UTL de Brest au cours des années suivantes qu’avec l’accord du Conseil d’Administration.

Article 16


La démission d’un membre du Conseil d’Administration doit être adressée par lettre ou courriel au Président. Elle n’a pas à être motivée par le membre démissionnaire.

Article 17


Les cotisations sont fixées chaque année avec deux tarifs : un tarif normal et un tarif réduit. Le tarif réduit est réservé aux étudiants sur présentation de la carte d’étudiant, aux personnes en recherche d’emploi sur présentation d’un justificatif, aux personnes en situation de handicap titulaires de la carte de mobilité inclusion avec mention invalidité. Elles ne sont pas fractionnables au prorata temporis. Les cotisations versées à l’association sont définitivement acquises, même cas en cas de démission, de radiation, ou de décès en cours d’année. Aucun remboursement ne sera effectué, sauf si la demande intervient avant la première conférence de l’année universitaire. 
De même les participations aux ateliers ne sont pas remboursables sauf si la demande intervient avant la première séance de l’atelier concerné.

Article 18

Les membres du Conseil d’Administration peuvent être aidés dans leurs activités par des personnes ressources. Ces personnes pourront se rendre compte par elles-mêmes du fonctionnement du Conseil d’Administration et ainsi déterminer si elles souhaitent rejoindre le Conseil d’Administration.

Article 19


Le Conseil d’Administration en place étudie les nouvelles candidatures. Les membres du bureau rencontrent les candidats qui souhaitent intégrer le Conseil d’Administration. Le Président établit la liste des candidats potentiels ; dans cette tâche il peut se faire assister par les Vice-présidents. Le Conseil d’Administration désigne les membres retenus qui seront ratifiés lors de l’Assemblée Générale. Les délibérations sur ces nominations sont confidentielles et ne feront l’objet d’aucun compte rendu écrit. Aucune explication ou justification ne sera donnée concernant les choix effectués.

Article 20


L’UTL de Brest organisera la prise en charge des dossiers des auditeurs libres conformément aux dispositions de la convention passée avec l’UBO.

Article 21

La communication entre L’UTL de Brest et ses adhérents s’effectue grâce aux moyens suivants :
• Une permanence se tient habituellement chaque mardi de 14h15 à 16h15 au siège de l’association, pendant les périodes scolaires. Durant les vacances toutes les activités sont suspendues.
• Le programme trimestriel des activités est diffusé par courriel aux adhérents. Il sera également distribué à l’entrée des conférences aux adhérents qui ne disposent pas d’adresse mail.
• Ce programme ainsi que bien d’autres informations sont consultables sur le site Internet de l’association https://www.utlbrest.fr 
La communication officielle s’effectue par courrier postal à l’adresse : UTL de Brest BP 81047 – 29210 Brest cedex 1 ou par courriel à utldebrest@free.fr

Article 22


Les adhérents qui s’inscrivent pour les voyages, s’engagent à respecter la « Charte des voyages et sorties de l’UTL de Brest » qui figure sur le site de l’UTL.

Article 23 :
Règlement général de protection des données (RGPD) 
L’UTL dispose d’un fichier informatique des adhérents. Les données enregistrées sont celles figurant sur le bulletin d’adhésion rempli et signé par chaque adhérent.
Les données sont confidentielles et restent internes à l’Association ou remises à des organismes extérieurs : UTL de Bretagne ou sous-traitants chargés de la mise en place de logiciels informatiques. Elles servent à des fins de relations avec les adhérents et de statistiques. Elles sont conservées jusqu’à 4 ans au maximum après la fin de l’adhésion. L’adhérent dispose d’un droit d’opposition, d’accès et de rectification ou d’effacement sur ces données : courriel ou courrier à adresser au président de l’UTL de Brest. (Joindre une enveloppe timbrée pour la réponse). Les photos pourront être utilisées uniquement par l’association pour les besoins de son objet ; elles ne feront l’objet d’aucune diffusion, notamment sur le site internet de l’association, sauf accord express de l’adhérent.
Les membres du conseil d’administration et les personnes ressources signeront un engagement de confidentialité concernant les données personnelles des adhérents dont ils pourraient être détenteurs pour les besoins de leur fonction : interdiction de divulguer ces données et destruction des fichiers en leur possession à la fin de leur mandat. 
Ces dispositions s’appliquent aussi aux données personnelles recueillies auprès des intervenants : conférenciers, animateurs d’ateliers... sauf la règle limitant à 4 ans la conservation des données, certains étant susceptibles d’intervenir même après une longue période d’interruption. Il est précisé que les données concernant les intervenants peuvent éventuellement être transmises, non seulement à l’UTL de Bretagne, mais aussi à d’autres UTL appartenant à la Région.
Pour adresser des messages électroniques à ses adhérents, l’UTL peut avoir recours à des listes de diffusion gérées par des logiciels en ligne ; l’adhésion à l’UTL emporte acceptation de figurer sur ces listes, étant entendu que chacun peut, à tout moment, se désabonner en envoyant un message à l’adresse électronique de l’UTL.

Article 24


Tout membre de l’UTL de Brest a pris connaissance de la totalité des dispositions des statuts et du règlement intérieur et s’engage à les respecter.